Webpower YOU: nuestro software de gestión de eventos ahorra tiempo, reduce el estrés y aumenta la conversión

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Cada cierto tiempo en Webpower organizamos un evento para los contactos y clientes de empresa en Holanda: Webpower YOU. Toda la comunicación que rodea al evento se hace con nuestro software de gestión de eventos Event Manager de Webpower.

 Aquí describiremos, a través de unos pasos prácticos, cómo usamos esta funcionalidad para conseguir una comunicación exitosa para nuestro evento.

 Los puntos de interés que nos ofrece el software de gestión de eventos son:

  • Generación de códigos QR personales: cada invitado tiene en su entrada un código QR personalizado, de esta manera sabremos quién asiste y quién no,  y podremos dirigir la comunicación de seguimiento en consecuencia.
  • Elaboración de flujos de comunicación vinculados al evento: ahorro de tiempo y aumento de la asistencia y la conversión.
  • Fijar una fecha de finalización y un máximo de aforo, por lo que habrá un máximo de registros.
  • Envío de SMS con mensajes impactantes antes, durante y después del evento.

 

Los tres pasos básicos para la organización de Webpower YOU 

Sin una invitación, un formulario de registro o invitados no se puede poner en marcha la comunicación para un evento. Por ello, en primer lugar, lo fundamental fue seguir estos tres pasos básicos para nuestro evento.

  1. Invitados. Elaboramos una lista de contactos a los que queríamos invitar. En nuestro caso, había nuevos invitados, así como personas que habían asistido al evento del año anterior. También fijamos un número máximo de asistentes y una fecha límite para registrarse; asimismo, nos aseguramos de que la opción de cancelación del registro estuviese bien a la vista.
  2. Invitación. Intentamos idear una invitación atrayente. Por supuesto, nos dirigimos a los contactos por su nombre y añadimos un asunto personalizado. Abordamos a los visitantes del año anterior de una manera diferente respecto a los nuevos invitados. Además, los mensajes se personalizaron haciendo que procediesen de su account manager. Incluimos una opción de calendario en el email, para que los invitados pudiesen añadir fácilmente el evento a la agenda. 
  3. Formulario de registro. El CTA más importante del mensaje era el registro al evento a través de la landing page. El formulario en la landing page incluía el máximo de campos auto rellenados con la información de los contactos que ya conocíamos, de manera que el registro fuese realmente fácil. Los datos enriquecidos del perfil, como el número de móvil introducido, el nivel de experiencia, las necesidades alimentarias e intereses se usaron para personalizar la comunicación de seguimiento. Gracias a ello, los mensajes sobre Webpower YOU fueron, a medida que se acercaba el evento, más relevantes e interesantes. 

 

Añadir momentos de contacto en un flujo  

Además de la invitación, nos planteamos por adelantado los momentos de contacto durante todo el journey del evento. ¿Qué tipo de comunicación deberíamos enviar después del registro y cuándo? ¿Qué podría mantener interesados a nuestros asistentes? Empezamos diseñando en un trozo de papel un diagrama de los momentos de contacto, de manera que posteriormente, incorporando la funcionalidad Flow Builder a nuestro software de gestión de eventos, construimos un flujo de mensajes.

La comunicación de seguimiento consistía en revelar pequeños detalles: un dato sobre uno de los ponentes, información sobre una nueva función, concretar el lugar donde se celebraría y mensajes de SMS como “Hola, esperamos verte mañana en Hoge Vuurscheweg 11 en Hilversum. Buenas noticias: ¡sol todo el día!” – El Equipo Webpower.

Para las personas que cancelaron el registro y las que no se habían inscrito días antes de la fecha límite, preparamos un flujo diferente. Las personas que aún no habían realizado el registro recibieron un mensaje con un reloj con una cuenta atrás que indicaba el tiempo que quedaba hasta la fecha límite de registro. Para los que habían cancelado el registro, se preparó un mensaje de Lo sentimos en el que les avisamos de otros eventos interesantes en los que poder vernos.

 

Entrada personalizada con código QR 

Justo antes del evento enviamos una entrada con un código QR personal que escaneamos al entrar en el evento. De esta manera, supimos exactamente quién asistió. A lo largo del día, los visitantes recibieron dos mensajes SMS, así como un email de evaluación y la documentación de referencia. 

 

El resultado: ahorro de tiempo, reducción del estrés y aumento de la conversión

Gracias al uso de nuestro software de gestión de eventos, Event Manager, se consiguieron los objetivos predeterminados con un 12% de porcentaje de conversión (a través de la landing page) en relación con el número de invitados. Webpower YOU consiguió una valoración media de 8,5, incluyendo la comunicación antes durante y después del evento. Esta valoración nos dejó muy satisfechos.

Habíamos planificado con mucha anticipación a quién invitar, qué mensajes enviar, cuándo era el mejor momento para enviarlos, qué información precisamos de los asistentes y qué páginas o formularios necesitábamos para conseguirlo. Como resultado, nos sentíamos muy preparados y el estrés de último minuto fue mínimo

Dado que la comunicación se había planificado y configurado por adelantado, ahorramos mucho tiempo, que pudimos invertir en temas prácticos. Y para colmo, también aumentó la conversión de pedidos de nuevas funcionalidades o servicios, gracias al interés creado antes del evento. Durante Webpower YOU todo lo que tuvimos que hacer fue asegurarnos de que el balón cruzase la línea de meta 😉 

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