¿Quieres organizar la comunicación de un evento online? Lee el caso de la Asociación de Enfermedades Musculares de Holanda.

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Este año 2020 está siendo un quebradero de cabeza para los departamentos de organización y comunicación de eventos, ya que han tenido que pasar a organizarlos online a causa de la pandemia. La Asociación de Enfermedades Musculares  de los Países Bajos no ha sido la excepción.

La asociación organiza alrededor de 100 eventos al año de entre 5 y 80 personas y un evento anual de más de dos mil personas. Los pequeños eventos los organizan los grupos de trabajo regionales y de diagnóstico, e incluyen grupos de discusión y reuniones temáticas. 

Debido a que las personas con enfermedades musculares son vulnerables, la necesidad de hablar y socializar es muy importante para su bienestar, y sigue siendo así aún con el Covid. Quizás incluso se incrementó. Por tanto, la asociación decidió ofrecer los eventos regulares (grupos de discusión y reuniones temáticas) de forma online. 

Por su importancia, la asociación a decidido no suspender el Congreso nacional anual y lo celebrará online a finales de septiembre. La asociación ha confiado en Webpower y su funcionalidad Event Manager para la comunicación alrededor de todo los eventos que organizarán este año. 

 

Qué hemos aprendido:

  • El uso de un sistema de software optimizado para la comunicación de eventos te ayuda a minimizar el estrés del último momento y a mejorar la conversión;
  • Con el uso de Webpower es fácil asignar a distintos equipos tareas tanto de marketing como de comunicación del evento, sin perder seguridad en el almacenamiento de datos;
  • Trabajar con formularios con campos pre completados y utilizar de manera óptima la automatización a través de enlaces de datos hace que la tasa de conversión mejore;
  • Al usar su mismo software de email marketing automation consigue una nueva funcionalidad sin casi costes adicionales;
  • La automatización de la comunicación de eventos siempre requiere tiempo de preparación, pero se paga sola.

 

Pasos para organizar la comunicación de un evento online

En los siguientes pasos vamos a explicar cómo se organizan los eventos online para la Asociación de Enfermedades Musculares de los Países Bajos y cómo ayuda el Event Manager de Webpower.

1. Comunicación automática por evento

Cada evento (grupo de discusión, reunión temática, etc.) es creado por los empleados de cada región organizadora en Event Manager, la funcionalidad de Webpower para la comunicación de eventos . Estos mismos empleados crean, acto seguido, un mini flujo de emails en Flow Builder para cada evento.

Dependiendo de la etapa en la que se encuentre un contacto (registro, rechazar, no respuesta), sigue un flujo de comunicación apropiado al estado. Como resultado, un solicitante que se ha registrado recibe automáticamente una serie de cuatro o cinco correos electrónicos, desde la invitación hasta el recordatorio, la confirmación y la evaluación.

2. Optimización del proceso de registro

A través del primer email del flujo, la invitación, los contactos son enviados a una  landing page , que está creada en la misma plataforma de Webpower. Esta landing page contiene el programa, que se puede ir ajustando en tiempo real.

La landing page del programa contiene un botón que enlaza con el formulario de registro al evento también creado en Webpower. Los datos de los contacto que ya constan en la base de datos de la asociación salen pre completados en el formulario. Un apunte importante es que se ha incorporado una verifica automática para confirmar que el solicitante es miembro de la asociación, ya que las reuniones son solo para miembros.

Los eventos creados en Webpower también aparecen en el sitio web de la asociación y, mediante un enlace de datos entre el CMS y Webpower, la automatización es óptima y se evita mucho trabajo manual.

formulario comunicación de eventos

3. Verificación de pagos automática

¿Alguien se ha registrado, pero aún no ha pagado? Entonces esa persona recibirá automáticamente un correo electrónico de recordatorio. Solo después del pago, el solicitante ingresa al flujo de registros definitivos.

Una vez más, un enlace de datos, esta vez entre Webpower y el sistema de pago Sisow (a través de API), asegura que los pagos se verifiquen automáticamente. Como resultado, la secretaría no debe realizar ningún trabajo manual con respecto a la verificación de los pagos.

4. Misma identidad visual para toda la comunicación de los distintos eventos

Debido a que las regiones trabajan junto con voluntarios que proponen distintos tipos de eventos, es la asociación la prepara las invitaciones. Por eso se han creado varias plantillas de emails para que la apariencia sea adecuada, pero permita que todos pueden trabajar con ellas. Así mismo las plantillas están optimizadas para que puedan verse en cualquier tipo de dispositivo.

La presión se ha ido gracias a la automatización. Ahora podemos dedicar el tiempo a asuntos de última hora, con los que siempre tienes que lidiar en torno a un evento.

5. Protección de datos

La protección de los datos es imprescindible para la asociación. Debido a las prácticas funciones de roles y derechos, cada región o departamento solo puede acceder a los datos y funcionalidades que se requieren para crear su evento en particular. Los gerentes regionales, que luego organizan el evento, solo pueden acceder a los datos necesarios para la organización (por ejemplo, listas de participantes) a través de esta funcionalidad.

 

Resultados:

El uso del Event Manager conduce a buenos resultados:

  • Menos estrés y presión debido al trabajo preparatorio para los flujos de comunicación automatizados;
  • Más tiempo para las cosas que llegan a última hora y con las que siempre tienes que lidiar en torno a un evento;
  • Mejor división de tareas debido a la facilidad de uso y la seguridad de los datos en Webpower;
  • Sin costes (inesperados): la licencia del software de email marketing automation ya está pagada;
  • Mayor participación gracias a una comunicación eficiente.

 

Congreso Anual de Enfermedades Musculares online: más de 2000 participantes

El evento más grande de la asociación es el Congreso Nacional de Enfermedades Musculares que se celebra anualmente en Veldhoven. Siempre tiene lugar en septiembre y suele contar con la asistencia de unas 1.700 personas (miembros y partes interesadas).

Este año, debido a la pandemia, el evento se ha tenido que realizar online y esto ha traído varios desafíos en el campo de la comunicación del evento y su organización. Las funcionalidades y la experiencia ya ganada con el Event Manager han asegurado una preparación y comunicación óptimas.

1. Comunicación adecuada para cada programa de diagnóstico

Con el fin de optimizar la comunicación y la “presencia online” de los 22 programas de diagnóstico, se han considerado como 22 mini eventos dentro de la plataforma de email marketing automation. Y, a la vez, cada mini evento consta de 3 módulos que tienen una duración de 3 semanas: una presentación en video, una reunión de webcast / zoom con expertos y una discusión conjunta online a través de una reunión de zoom. Para optimizar la presencia online, es importante que toda las comunicaciones entorno al registro para cada programa de diagnóstico sean el momento preciso y con al información adecuada. Esto se ha conseguido creando 44 miniflujos de comunicación en Webpower.

2. ¿Qué correos electrónicos se envían por programa de diagnóstico?

  • 1 flujo de correo electrónico para el registro: invitación y recordatorio;
  • 1 flujo de correo electrónico después del registro: confirmación de registro final, recordatorio y enlace para el módulo 1, recordatorio y enlace para el módulo 2, recordatorio y enlace para el módulo 3 y un correo electrónico de evaluación.

flujo comunicación de eventos

 

Resultados:

Tomando como referencia las anteriores conferencias, esta edición online ha tenido más asistentes que las conferencias off line. La comunicación ciertamente ha contribuido a esto, pero también tenemos que ser realistas y el hecho de que sea gratuita y tenga lugar online (sin necesidad de desplazarse, etc.) también ha jugado un papel importante.

En esta edición online se ha logrado lo siguiente:

  • El evento online llega a otros segmentos: debido a la pérdida de tiempo en el viaje y al hecho de que el congreso podía resultar agotador, se están registrando otros grupos de destinatarios que no asistían al evento off line;
  • Se ha batido un record de asistentes con más de 1000 inscripciones: teniendo en cuenta que por cada inscripción hay 2 asistentes, esto indica que han asistido más de 2.000 participantes;
  • El flujo de email automation (correos electrónicos con recordatorio / enlace poco antes del inicio de un programa) ha contribuido a una alta participación online.

Después del Congreso los participantes recibieron un formulario donde completaron una evaluación. En total se recibieron 363 respuestas y los resultados sobre 10 fueron los siguientes:

  • Información previa en la web: 8,2
  • Manual e instrucciones en el email de confirmación: 8,14
  • Cantidad de emails recibidos sobre el evento: 8:08
  • Los tiempos de envío de los emails: 8,25

Una de las herramientas que les ayudó a conseguir estos resultados fue el Flow Builder con su creación de flujos de emails, sus diferentes timings y la posibilidad de tener una visión global de toda la comunicación. Seguirán usando esta herramienta para sus comunicaciones.

Viendo estos resultados tan positivos, Spierziekten Nederland se plantea organizar, de nuevo, sus programas de diagnóstico online el año que viene.

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