Zapier y otras herramientas de integración de datos para email marketing

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10 junio 2020

En el primer artículo de esta serie, Integración de datos para email marketing, expliqué por qué es necesario realizar un enlace de datos entre la plataforma de email marketing y las otras fuentes de datos. 

Para explicarlo de manera sencilla, para conseguir unos resultados óptimos del email marketing debes establecer una comunicación personal relevante con cada usuario. Sin una integración de todos los datos que tienes de tus contactos, no conseguirás esa comunicación relevante y, por lo tanto, no conseguirás sacar el máximo de tu email marketing.

Cada fuente de datos que usas tiene sus propios puntos a favor. Por ello, puedes vincular los datos de diferentes maneras, dependiendo de lo que desees y de la situación en la que te encuentres. Para conseguirlo puedes recurrir a herramientas como Zapier o API, tanto REST como SOAP. En este artículo examinaremos con más atención las diferentes herramientas.

Zapier

La serie de artículos de datos consta de 4 partes. En este artículo, explicamos las secciones resaltadas. Vamos a hablar sobre por qué los datos se recopilan a través de diferentes canales. En los otros artículos hablaremos de las otras partes del modelo.

¿Cuál es tu sistema básico para el tratamiento de datos?

Más adelante, en este mismo artículo, te ofreceré una serie de preguntas que te ayudarán a plantearte otros aspectos de los datos. Pero en principio, es siempre buena idea preguntarte cuál es tu sistema básico para el tratamiento de datos. Por ejemplo, ¿es tu la plataforma de email marketing o, por ejemplo, tu CRM? Dado que establecer un enlace a menudo implica una interrelación entre lo que «qué significan los diferentes datos» y «qué objetivo quieres conseguir», este es el mejor punto inicial para localizar la ruta o enlace más conveniente. A menudo enlazamos Webpower con los siguiente sistemas. Quizás reconocerás el tuyo:

CRM: Salesforce, Microsoft Dynamics, Zoho,

CMS: WordPress, Blueconic, Typo 3

Plataformas e-commerce: Magento, Prestashop, Shopify, WooCommerce

Redes sociales: Facebook Lead Ads, LinkedIn Lead Gen Forms, Instagram Lead Ads

Zapier y otras herramientas para enlazar

A continuación describiré las herramientas para enlazar datos y ofreceré un ejemplo práctico de su implementación. En la descarga, que en seguida encontrarás aquí, se incluirá una práctica perspectiva general que muestra las diferentes herramientas con sus posibilidades y limitaciones. Esto te permitirá evaluar con precisión qué es lo más importante para ti.

1. SFTP

SFTP es una tecnología estándar (personalizada) y un enlace básico que puede configurarse rápidamente y de manera única para cada usuario desde Webpower. Con SFTP la ventaja es que no necesitas transferir los datos en tiempo real. Esto te ofrece la libertad de determinar qué datos deseas transferir, por ejemplo una o dos veces al día. El inconveniente de SFTP es que es más difícil de mantener cuando se realizan cambios en los sistemas. Por lo tanto es necesario invertir más tiempo y es más caro.

Conexión SFTP en la práctica: un ejemplo

Un cliente de Webpower tienen en marcha un programa de fidelización: cuanto más compra el cliente, mayor es su nivel de fidelidad/recompensa. Gracias a la conexión SFTP entre su base de datos y el programa de fidelización, al cliente siempre se le muestra su “nivel de fidelidad” actual, que podría haber aumentado o disminuido.

En esta situación, se eligió una conexión SFTP porque el programa fuente (el programa de fidelización) puede generar fácilmente un volcado de datos, pero no tiene su propia conexión API. En este caso, los “niveles de fidelidad” se recalculan cada noche y luego se pasan a la plataforma Webpower.

2. Zapier: una «red de carreteras» accesible

Zapier es la herramienta para datos más accesible, que permite transferir datos de A a B en tiempo real. Es una herramienta que ofrece la integración con muchos otros sistemas. Al principio los costes son relativamente bajos, y a veces incluso es gratuito.

Lo puedes comparar con una red de carreteras. El enlace entre Webpower y Zapier ya existe. A través de Zapier puedes enlazar con unos pocos clics Webpower con otro sistema. En cualquier caso, otra cosa que vale la pena indicar es que con Zapier las opciones son más limitadas y es necesario tener una cuenta.

El enlace Zapier en la práctica: un ejemplo

Un cliente de Webpower deseaba contestar adecuadamente y en tiempo real a una solicitud la demo de 30 días gratuita de uno los servicios que ofrece. En vez de exportar e importar manualmente los datos del sistema A al B, Zapier convierte esta operación en un proceso automático. El sistema CRM que usaba el cliente, Microsoft Dynamics, se sincronizó con Webpower a través de Zapier. De esta manera, después de la solicitud de los 30 días de prueba gratuita, Webpower envía un mensaje de confirmación directo. A este le sigue un flujo de email automático para convertir el paquete de prueba en una suscripción de pago. Se ha decidió usar Zapier porque era posible, con unos medios financieros limitados y sin necesidad de recurrir a programadores, realizar la implementación de manera rápida y hacer seguimiento de los efectos del enlace.

3. API: SOAP y REST 

Además de Zapier, una API es también un método de enlace bien conocido. En inglés API son las siglas de Application Programming Interface, en español Interfaz de Programación de Aplicaciones. Al usar API te aseguras la comunicación entre los diferentes sistemas y que se pueda compartir la información. Puedes planteártelo como dos aplicaciones que hablan una con otra, en la que una da las instrucciones y la otra contesta. Tienes dos opciones: SOAP, que a menudo es un poco más rápida, o REST, un poco más flexible y que implica una nueva tecnología. Ambas API trabajan según las tecnologías estándar, pero con un código diferente, y tienen el mismo coste. Sin embargo, REST es un poco más flexible ya que todas las tareas se configuran por separado y se pueden combinar fácilmente.

El enlace API en la práctica: un ejemplo

Un cliente de Webpower, una gran cadena internacional de hoteles, deseaba comunicarse con sus clientes bajo el paraguas de la marca. Sin embargo, la cadena también quería que cada uno de los hoteles pudiese comunicarse por separado con sus propios huéspedes. Se consiguió haciendo que al realizar el registro de email desde un hotel específico, se le pregunta al suscriptor, si también desea recibir ofertas de la marca global.

Mediante la funcionalidad estándar de Webpower, se realiza de manera autónoma la sincronización de los suscriptores a la newsletter a través de la licencia de Webpower con la marca global así como con los sitios web individuales de los hoteles. De esta manera, los suscriptores se incluyen en una de las dos campañas o en las dos.

Nota: la cadena de hoteles posee una licencia, pero gracias a las prácticas funciones de Webpower y el módulo de derechos, cada uno de los hoteles solo puede ver su propio entorno.

4. Enlaces personalizados: libertad total en la conversión de datos

La ventaja de un enlace personalizado es que se puede desviar de un patrón fijo de transferencia de datos. Permite determinar con detalle qué datos deseas vincular y cómo, fuera de los escenarios estándar. Si necesitas datos en tiempo real, puedes optar por un enlace personalizado mediante una API. Otro enlace personalizado, que ya he nombrado anteriormente, es SFTP.

Un enlace personalizado en la práctica: un ejemplo

Un cliente de Webpower debía gestionar varias suscripciones en su base de datos de email, para eventos, newsletters, etc. Tenía claros algunos aspectos sobre su automatización, como el envío de confirmaciones de manera inmediata, la sincronización de suscripciones y bajas de las mismas, y cómo gestionar los mensajes rebotados. Uno de sus principales objetivos era el ahorro de tiempo mediante la automatización. Para la sincronización de datos, se configuró un enlace personalizado entre el equipo de ventas y Webpower a través de una API.

Integración de datos y construcción de un nuevo flujo: las preguntas correctas 

Sin que importe el punto de partido de tu situación actual, hay varios temas que tendrás que plantearte si deseas integrar los datos de email marketing o, por ejemplo, construir un nuevo flujo de email marketing automation.

A continuación he incluido algunas de las preguntas que normalmente hago a nuestros clientes:

  • ¿Qué deseas conseguir integrando los datos?
  • ¿Qué datos necesitas, y desde dónde, para conseguir qué objetivos?
  • ¿Dónde están los datos ahora? ¿Cuál es tu sistema primario?
  • ¿Con qué frecuencia necesitas actualizar los datos? (Por ejemplo, en tiempo real, por la noche o cada semana)
  • ¿Con qué frecuencia quieres modificar los datos?
  • ¿Qué deseas hacer con los datos en Webpower o en tu sistema?
  • ¿Los datos deben volver a tu sistema y a qué sistema?
  • ¿Los datos pueden copiarse, o es necesario realizar cambios?
  • ¿Cuál es la situación de partida?

La situación de partida de tu organización 

La solución que mejor se adapta a tu organización es, en última instancia, una solución técnica, y es difícil de describir por escrito ya que cada situación es diferente. En general hay tres escenarios posibles a considerar cuando nos iniciamos en el tema de los datos:

  • Ya sabes lo que quieres y cómo conseguirlo de una manera sencilla 
  • Buscas consejo para pasar al siguiente nivel
  • Se te plantea, de repente, una cuestión nueva relacionada con los datos 

A menudo, esta última situación se produce cuando se desea entrar rápidamente en el mundo del email marketing. Las organizaciones que desean crecer, se encuentran inesperadamente con nuevos problemas relacionados con los datos. Puedes leer el caso de Mijndomein para tener un ejemplo. Mijndomein consiguió un impresionante aumento del 700% usando Flow Builder, pero solo después de haber resuelto algunas interesantes preguntas sobre sus datos.

Enlaces de datos: ¿cuál es la mejor opción para mi organización?

Te he ofrecido una idea sobre las diferentes posibilidades que ofrecen las herramientas que puedes usar para enlazar tus datos. En la descarga, que pronto te ofreceremos, podrás ver una práctica perspectiva general de las posibilidades disponibles y de los diferentes factores que ponderar, como costes, mantenimiento, tecnología y velocidad de enlace. De esta manera, espero ayudarte a resolver el rompecabezas de tus datos. Si tienes alguna pregunta, simplemente envíame un mensaje.

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